Cómo cumplir con la ley de protección de datos: Guía práctica para tu empresa en España

Índice de contenidos

¿Si te digo que tu web debe cumplir con la nueva ley de protección de datos, no sabes de qué te hablo?
¿Piensas que como todavía no eres autónomo o sólo tienes un blog, no necesitas tener hecha la adaptación legal?
¿Crees que con copiar los textos de otra web es suficiente?

web legal protección de datos

Si cumples alguna de las siguientes condiciones, estás obligado a cumplir la ley de Protección de datos.
– Tienes en tu web un formulario de contacto o de suscripción.
– Tienes un simple blog personal, con una sección de comentarios.
– Ofreces un servicio en tu web.
– Vendes infoproductos.
– Vendes productos.
– Guardas en alguna parte datos de los visitantes de tu web.
– Tienes publicidad o afiliaciones en tu web.
– Estás utilizando Google Analytics en tu sitio o cualquier otro servicio de análisis de audiencia.

Y no es que yo te quiera fastidiar, jeje, pero el tener un sitio web público, que recoge datos personales, conlleva a cumplir con esta ley, si no quieres arriesgarte a recibir una costosa sanción.

tu web legal protección de datos
Imagen extraída de la conferencia de Santiago Alonso en el WORDCAMP ZARAGOZA 2020

La Ley de Protección de Datos en España establece las obligaciones legales para el tratamiento seguro de la información personal. El cumplimiento de esta ley implica designar un responsable del tratamiento de datos, informar a los interesados y garantizar la seguridad de los datos. Además, se deben cumplir con las normativas sobre transferencias internacionales de datos y evaluar el impacto en la protección de datos. El incumplimiento de esta ley puede acarrear consecuencias legales y afectar la reputación de las empresas, como te explico en la publicación .

Al final de este artículo te explicaré cómo cumplir con la ley de protección de datos en tu página web.

Ley de Protección de Datos en España

En España, la Ley de Protección de Datos es un marco jurídico que regula y protege el tratamiento de la información personal. Esta legislación establece los derechos y deberes de las personas y las organizaciones que manejan datos personales.

Conceptos básicos de la Ley de Protección de Datos

Para entender el funcionamiento de la Ley de Protección de Datos en España, es importante conocer algunos conceptos básicos. Entre ellos, se encuentran:

  • Titular de los datos: es la persona física o jurídica a quien pertenecen los datos personales.
  • Responsable del tratamiento: es la persona o entidad que decide sobre el tratamiento de los datos personales.
  • Encargado del tratamiento: es la persona o entidad que realiza el tratamiento de datos en nombre del responsable.
  • Datos personales: son cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona física.
  • Consentimiento: es la autorización expresa o tácita del titular de los datos para que se puedan tratar sus datos personales.

Principales novedades del RGPD en relación a la LOPD

La entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha supuesto una serie de cambios significativos en relación a la Ley de Protección de Datos en España. Algunas de estas novedades son:

  • Ampliación de los derechos de los ciudadanos en cuanto al control de sus datos personales.
  • Incremento de las obligaciones y responsabilidades para las organizaciones que tratan datos personales.
  • Introducción del principio de responsabilidad proactiva, que exige a las organizaciones adoptar medidas de seguridad para proteger los datos.

Obligaciones legales para cumplir con la LOPD

Para cumplir con la Ley de Protección de Datos en España, las organizaciones deben cumplir una serie de obligaciones legales. Algunas de ellas son:

  • Informar de forma clara y transparente a los afectados sobre el tratamiento de sus datos personales.
  • Mantener los datos actualizados y garantizar su exactitud.
  • Adoptar medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales frente a posibles vulneraciones.
  • Obtener el consentimiento expreso cuando sea necesario para el tratamiento de datos sensibles.
  • Designar a un responsable de protección de datos en determinados casos.

Responsable del Tratamiento de Datos

El Responsable del Tratamiento de Datos es una figura clave en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos en España. A continuación, te explicaremos las distintas subsecciones relacionadas con esta importante función.

Designación del responsable de los datos

La designación del responsable de los datos es una obligación legal para todas las empresas que manejan información personal. Este responsable debe ser una persona física o jurídica que asuma la responsabilidad de garantizar el cumplimiento de las normativas de protección de datos. Además, es importante que el responsable sea identificado y comunicado tanto a las autoridades competentes como a los interesados.

Responsabilidades y funciones del responsable de los datos

El responsable del tratamiento de datos tiene diversas responsabilidades y funciones según la normativa vigente. Entre ellas se incluyen:

  • Implementar y mantener medidas técnicas y organizativas para proteger los datos personales.
  • Garantizar el cumplimiento de los derechos de los interesados, como el acceso, rectificación, cancelación y oposición.
  • Gestionar cualquier incidente de seguridad que pueda afectar los datos personales.
  • Mantener un registro de las actividades de tratamiento de datos realizadas.
  • Realizar evaluaciones periódicas del impacto en la protección de datos y documentar las medidas adoptadas.

Deberes de informar a los interesados y categorías de datos

El responsable del tratamiento de datos tiene el deber de informar a los interesados sobre el uso que se dará a sus datos personales. Esto implica proporcionar información clara y transparente sobre los fines del tratamiento, las categorías de datos recopilados y los derechos que les asisten. Asimismo, es necesario determinar y clasificar las distintas categorías de datos para garantizar su correcta protección y gestionar de forma adecuada su tratamiento.

Delegado de Protección de Datos

El Delegado de Protección de Datos (DPD) es una figura clave en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos en España. Sus funciones y responsabilidades son fundamentales para garantizar la correcta gestión de los datos personales dentro de una organización.

3.1. Funciones y responsabilidades del DPD

El DPD tiene la tarea de supervisar y asegurar el cumplimiento de la normativa de protección de datos en todas las actividades que involucren el tratamiento de información personal. Entre sus funciones principales se encuentran:

  • Asesorar y guiar a la empresa en el desarrollo e implementación de políticas de protección de datos.
  • Vigilar el cumplimiento de la ley y de las políticas internas de protección de datos en la empresa.
  • Realizar auditorías y evaluaciones periódicas para garantizar la seguridad y cumplimiento de las medidas de protección de datos.
  • Actuar como punto de contacto con las autoridades de control y los interesados en materia de protección de datos.
  • Capacitar y sensibilizar al personal de la empresa sobre las buenas prácticas en el manejo de datos personales.

3.2. Nominación o contratación de un DPD

La designación o contratación del DPD es un aspecto fundamental para cumplir con la normativa de protección de datos. Esta figura puede ser un empleado interno de la empresa o un servicio externo especializado. Para nombrar o contratar a un DPD adecuado, se deben tener en cuenta sus conocimientos y experiencia en el ámbito de la protección de datos, así como su capacidad para desempeñar las funciones y responsabilidades asignadas.

3.3. Obligaciones y requisitos legales del DPD

El DPD debe cumplir con una serie de obligaciones y requisitos legales establecidos por la Ley de Protección de Datos. Estos incluyen:

  • Mantenerse actualizado sobre la normativa de protección de datos y las directrices emitidas por las autoridades de control.
  • Garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos personales tratados.
  • Registrar y documentar todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales en la empresa.
  • Cooperar con las autoridades de control y facilitar cualquier información solicitada en el ejercicio de sus funciones.
  • Informar y asesorar a la empresa y a los interesados sobre sus derechos y deberes en materia de protección de datos.

Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de datos personales es un elemento clave en el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos en España. A continuación, se analizarán diferentes aspectos relacionados con esta temática, como la definición y categorías de datos personales, el consentimiento expreso y otras bases legales para el tratamiento de los datos, así como la evaluación de impacto en la protección de datos.

Definición y categorías de datos personales

En primer lugar, es necesario comprender qué se entiende por datos personales. Según la normativa, se considera cualquier información que identifique o pueda identificar a una persona física. Esto incluye nombres, apellidos, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de identificación, entre otros datos.

Además, existen diferentes categorías de datos personales que deben ser tenidas en cuenta. Estas categorías engloban datos sensibles, como la salud, la religión, la orientación sexual o los datos genéticos, que requieren una protección especial debido a su naturaleza delicada y su potencial para generar discriminación o estigmatización.

Consentimiento expreso y otras bases legales para el tratamiento de datos

Para tratar los datos personales de forma legal, es fundamental contar con una base legal sólida. Una de las principales bases es el consentimiento expreso de los titulares de los datos. Esto implica que las empresas deben obtener el permiso claro y voluntario de los individuos antes de recopilar, utilizar o compartir sus datos personales.

Asimismo, existen otras bases legales que permiten el tratamiento de datos sin necesidad de contar con el consentimiento expreso. Estas bases incluyen el cumplimiento de una obligación legal, la ejecución de un contrato, el interés legítimo de la empresa o la protección de intereses vitales del titular de los datos.

Evaluación de Impacto en la Protección de Datos

La Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) es una herramienta que permite identificar y evaluar los posibles riesgos y consecuencias de un tratamiento de datos personales. Este proceso tiene como objetivo prevenir y mitigar los riesgos para los derechos y libertades de los individuos.

La EIPD debe llevarse a cabo en casos de tratamientos que puedan suponer un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, como el tratamiento masivo de datos sensibles o la utilización de nuevas tecnologías. A través de esta evaluación, las empresas pueden adoptar las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos personales y cumplir con los requisitos legales establecidos por la Ley de Protección de Datos en España.

Medidas de Seguridad y Derechos de los Interesados

Medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad de los datos

Para cumplir con la Ley de Protección de Datos en España, es fundamental implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas que garanticen la seguridad de los datos personales.

Algunas medidas que puedes tomar son:

  • Encriptación de datos: Utiliza métodos de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos almacenados y transmitidos.
  • Acceso restringido: Limita el acceso a los datos personales solo a aquellas personas autorizadas y que lo necesiten para realizar su trabajo.
  • Monitorización y control: Establece sistemas de monitorización para identificar y prevenir posibles brechas de seguridad, y aplica medidas de control para evitar accesos no autorizados.
  • Respaldo y recuperación de datos: Realiza copias de seguridad periódicas de los datos para garantizar su disponibilidad y facilitar su recuperación en caso de incidentes.

Derechos y libertades de los interesados en la protección de datos

La Ley de Protección de Datos en España reconoce a los ciudadanos una serie de derechos y libertades en relación con sus datos personales.

Algunos de estos derechos son:

  • Derecho de acceso: Las personas tienen derecho a acceder a sus datos personales y conocer cómo se están tratando.
  • Derecho de rectificación: Los interesados pueden solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
  • Derecho de cancelación: También conocido como derecho al olvido, permite a los ciudadanos solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios o se traten de manera ilegítima.
  • Derecho de oposición: Los interesados pueden oponerse al tratamiento de sus datos en determinadas circunstancias, como en caso de publicidad o marketing directo.

Garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos

Además de implementar medidas de seguridad, es esencial garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que se tratan.

Esto implica:

  • Confidencialidad: Proteger la información de acceso no autorizado y evitar su divulgación indebida.
  • Integridad: Mantener la exactitud y veracidad de los datos, evitando modificaciones no autorizadas o errores en su manipulación.
  • Disponibilidad: Asegurar que los datos estén disponibles cuando se necesiten y que no se pierdan o se vuelvan inaccesibles debido a fallos técnicos o ataques cibernéticos.

Transferencias Internacionales de Datos

Las transferencias internacionales de datos fuera de la Unión Europea están sujetas a regulaciones específicas para garantizar la protección de los datos personales. Es importante cumplir con estas normativas para evitar posibles sanciones y asegurar la privacidad de la información. A continuación, se detallan los mecanismos legales disponibles y las obligaciones y requisitos para realizar transferencias internacionales de datos.

Regulación de las transferencias de datos fuera de la Unión Europea

Las transferencias de datos personales a países que no forman parte de la Unión Europea están reguladas por la normativa de protección de datos. En estos casos, debe evaluarse si el país de destino tiene un nivel adecuado de protección de datos equiparable al de la Unión Europea. En ausencia de una decisión de adecuación de la Comisión Europea, se deben aplicar mecanismos legales para garantizar la seguridad y protección de los datos.

Mecanismos legales para la transferencia internacional de datos

Existen diversos mecanismos legales que permiten la transferencia de datos a países fuera de la Unión Europea, asegurando la protección adecuada de los datos personales. Algunos de estos mecanismos son:

  • Cláusulas contractuales tipo: Se trata de cláusulas estándar aprobadas por la Comisión Europea que se incluyen en los contratos para garantizar la protección de los datos.
  • Reglas corporativas vinculantes: Son normas internas adoptadas por las empresas multinacionales que permiten la transferencia intraorganizativa de datos personales.
  • Condiciones específicas de excepción: Algunos casos particulares pueden permitir la transferencia de datos sin requerir un nivel adecuado de protección, como el consentimiento explícito del interesado o la necesidad de ejecutar un contrato.

Obligaciones y requisitos para las transferencias internacionales de datos

Al realizar transferencias internacionales de datos, es fundamental cumplir con una serie de obligaciones y requisitos legales. Estas obligaciones incluyen:

  • Informar al interesado: El responsable del tratamiento debe informar al interesado sobre la transferencia internacional de sus datos y proporcionar detalles sobre las salvaguardias implementadas.
  • Gestionar acuerdos y contratos: Es necesario establecer acuerdos o cláusulas contractuales tipo para garantizar que el receptor de los datos cumpla con las regulaciones de protección de datos.
  • Evaluar la seguridad del país de destino: Antes de realizar la transferencia, es importante evaluar la legislación y las prácticas de protección de datos del país de destino.
  • Registrar las transferencias: El responsable del tratamiento debe mantener un registro de todas las transferencias internacionales de datos realizadas, incluyendo los detalles de las medidas de seguridad implementadas.

Cumplimiento Normativo y Responsabilidad Social

Cumplimiento de la normativa de protección de datos

El cumplimiento normativo en materia de protección de datos es de vital importancia para garantizar la privacidad y la seguridad de la información personal. Las empresas deben asegurarse de cumplir con todas las disposiciones establecidas en la Ley de Protección de Datos en España y en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Para cumplir con la normativa, es fundamental contar con medidas técnicas y organizativas que garanticen la protección de los datos personales. Esto implica la implementación de políticas y procedimientos claros, así como la designación de un responsable de datos que supervise y gestione el tratamiento de la información.

Además, las empresas deben obtener el consentimiento explícito de los interesados para recopilar y utilizar sus datos personales, y deben informar de manera clara y transparente sobre cómo se utilizarán esos datos.

El incumplimiento de la normativa de protección de datos puede conllevar sanciones económicas significativas, así como dañar la reputación y la confianza de los clientes y usuarios. Por tanto, es fundamental que las empresas se comprometan con el cumplimiento normativo y adopten las medidas necesarias para garantizar la protección de los datos.

Responsabilidad social empresarial en la protección de datos

En el contexto actual, donde la privacidad y la seguridad de los datos son aspectos cruciales, las empresas tienen la responsabilidad social de proteger la información personal de sus clientes y usuarios. La protección de datos se ha convertido en un elemento clave de la responsabilidad social corporativa.

Además de cumplir con la normativa, las empresas deben ser proactivas en la adopción de buenas prácticas en materia de protección de datos. Esto implica la implementación de medidas de seguridad adecuadas, la capacitación de los empleados en la gestión de datos personales y la promoción de una cultura organizacional orientada hacia la protección de la privacidad.

La responsabilidad social empresarial en la protección de datos implica también la transparencia y la rendición de cuentas en el tratamiento de la información. Las empresas deben informar a los interesados sobre cómo se utilizan sus datos y darles la posibilidad de ejercer sus derechos en materia de protección de datos.

Consecuencias de incumplir la ley de protección de datos en España

El incumplimiento de la ley de protección de datos en España puede tener graves consecuencias tanto a nivel económico como reputacional. Las autoridades de protección de datos tienen la facultad de imponer multas y sanciones administrativas que pueden ascender a cifras significativas.

Además de las sanciones económicas, el incumplimiento de la normativa puede dañar la confianza de los clientes y usuarios, lo que puede resultar en una pérdida de negocio y daños a la reputación de la empresa.

Por tanto, es fundamental que las empresas comprendan y cumplan con las obligaciones legales en materia de protección de datos, adoptando medidas adecuadas para garantizar la seguridad y privacidad de la información personal. Asimismo, deben establecer una cultura de cumplimiento y responsabilidad social para proteger los derechos y la privacidad de sus usuarios y clientes.

Cómo cumplir con la ley de protección de datos en tu web

Debes completar 2 pasos:
1. Tener los textos legales, adaptados a tu negocio en concreto (la famosa política de cookies, aviso legal, política de privacidad…)
2. Implementar la ley de protección de datos en tu web (el mensajito de acepto las cookies y de Acepto la política de privacidad, entre otras cosas)

Yo siempre digo que no se debe copiar los textos de otra web, yo no lo recomiendo, ya que cada negocio tiene características concretas e información que debe complementar. Puedes recurrir a diferentes expertos, como abogados, asesores o empresas con profesionales especializados en materia de protección de datos.

Para el primer paso, te recomiendo contratar mi servicio Tu web legal, donde yo me encargo de todo, o si prefieres hacer tú todo el proceso, usar la herramienta que nos proporciona LegalBox para realizar la adecuación legal completa del negocio y crear fácilmente todos los textos legales que necesita tu web, adaptado 100% a tu caso concreto.

Si decides implementar tú misma la adecuación legal de tu web, una vez que ya tengas los textos legales, el siguiente paso es la implementación técnica en la web.

Aquí te comparto 2 entradas de este blog que pueden ayudarte:

Delega la adecuación legal de tu página web para evitar sanciones por no cumplir correctamente con la RGPD.

Si prefieres que un especialista haga todas las gestiones necesarias en tu página web para que sea legal y cumpla con todos los requisitos que exige el organismo responsable en protección de datos, déjalo en mis manos. Evita costosas sanciones por no cumplir la RGPD.

Trabajo mano a mano con LegalBox para proporcionarte los textos legales que necesita tu negocio, y me encargo personalmente de implementar todo lo necesario para que tu web cumpla con todos los requisitos exigidos.

Carmen Ercilia Digitalización de negocios

¿Quieres mostrar tu negocio en Internet para vender más?
¿Quieres disfrutar de más tiempo y libertad en tu día a día?
¿No sabes cómo hacerlo?

Tomemos juntas las 3 decisiones que necesitas para conseguirlo de forma sencilla y sin agobios.

Soy Carmen Ercilia, la mano derecha en la parte técnica del negocio de emprendedoras como tú que quieren hacer crecer su negocio y a la vez disfrutar de más tiempo y libertad.

Mi máximo objetivo es facilitarte la vida y acompañarte en el viaje del emprendimiento de un negocio digital, para que ahorres tiempo y energía y vivas tu negocio con tranquilidad y foco en lo que realmente disfrutas y te aporta ingresos: ayudar a tus clientes.

¿Qué te ha parecido este contenido?

¿Te ha ayudado? Cuéntamelo en comentarios y si lo deseas proponme nuevos temas que quieras ver en este blog. ¡Gracias!

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Responsable: Carmen Ercilia González Payano.
Finalidad: Moderar y responder comentarios de usuarios.
Legitimación: Consentimiento del interesado.
Destinatarios: No se cederán a terceros salvo obligación legal.
Derechos: Puedes ejercitar en cualquier momento tus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y demás derechos legalmente establecidos a través del siguiente e-mail: hola@carmenercilia.com.
Información adicional: Puedes consultar la información adicional y detallada sobre protección de datos aquí.

tres + dos =

Si te ha gustado, compártelo

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email